Una empresa de servicios profesionales con cerca de cien personas tenía quince herramientas SaaS contratadas en simultáneo, varias con funcionalidades solapadas. Project management duplicado, dos plataformas de chat interno, tres herramientas de notas, dos CRMs distintos según el equipo. Cada cierre de mes traía la misma pregunta: ¿realmente necesitamos todo esto?
El gasto agregado de licencias se había vuelto significativo, pero el bloqueo era político: cada herramienta tenía un grupo interno que la defendía. Nadie tenía datos duros sobre qué se usaba de verdad y qué estaba pago por inercia.
A eso se sumaba la fricción operativa: información dispersa, duplicación de tareas en distintas plataformas y un equipo nuevo que tardaba semanas en entender dónde estaba qué. El costo de las suscripciones era visible; el costo de la dispersión, todavía más alto pero invisible.
Treinta días de revisión. Pedimos acceso de lectura a las consolas administrativas de cada SaaS y exportamos métricas de uso real: usuarios activos, frecuencia de login, features tocadas. Cruzamos eso con una encuesta corta a los referentes de cada equipo y con observación directa de un par de procesos críticos.
Los datos hablaron solo: cuatro herramientas tenían menos del 15% de los usuarios activos respecto del headcount licenciado. Tres tenían funciones que ya estaban cubiertas por otra plataforma del mismo stack. Dos se mantenían exclusivamente porque un proceso anual las usaba durante dos semanas y nadie había hecho la cuenta del costo unitario.
El segundo análisis fue de encaje: para cada herramienta a dar de baja, qué quedaba sin cubrir y cómo se podía resolver. Algunas piezas se absorbían en herramientas que ya tenían esa función; otras requerían un workflow IA simple que generara el output que la herramienta vieja entregaba.
Armamos un plan de migración por etapas para minimizar disrupción. Identificamos tres herramientas core que quedan, definimos el camino de salida para las demás y construimos los workflows IA puente donde hacía falta para cubrir lo que se perdía al cancelar suscripciones.
Las acciones concretas del proyecto:
A los 30 días tenían el plan completo con números proyectados. A los 60 días la migración estaba ejecutada y las cancelaciones cursadas. El ahorro mensual quedó visible en la primera factura post-migración y se sostuvo en los meses siguientes.
Si la factura mensual de SaaS crece más rápido que la operación, suele haber margen para consolidar sin perder funcionalidad. Treinta minutos de conversación inicial alcanzan para entender si hay caso.
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